GENERAL TERMS, CONDITIONS AND CANCELLATION POLICY OF PARTICIPATION AND EXHIBITING AT NEM DUBROVNIK MEETS ZAGREB 2020

1. General terms and conditions

General terms and conditions set forth herein (hereinafter: General Terms) shall apply to legal transactions between limited liability company MEDIJI-SVE O d.o.o. (eng.: Mediavision Ltd.), Radnička 50, 10000 Zagreb, Croatia (hereinafter: Organizer) and the other contracting party which shall mean persons and entities who have paid their registration fees, exhibitors, speakers, sponsors, and media sponsorship representatives (hereinafter: Participant) in respect to participation and exhibiting on NEM Dubrovnik Meets Zagreb 2020. These General Terms and Conditions shall apply exclusively to the relationship between Organizer and the Participant, unless Organizer and the Participant have specifically contracted or agreed in writing to amend and/or disapply particular provisions contained herein. If any provision of the contract and/or any other subsequent agreement is irreconcilable with the General Terms and Conditions, such contract and/or agreement made in writing shall prevail.

“New Europe Market Dubrovnik Meets Zagreb 2020“ or “NEM Dubrovnik Meets Zagreb 2020“ shall mean a conference and market event which is organized for the purpose of collecting and exchanging information, knowledge, experience and results achieved in the field of television, media, production, communications, marketing and public relations, IPTV, cable distribution, mobile distribution, licencing, and related activities (hereinafter “the Event”).

These Terms and conditions apply to anyone who makes any kind of purchase (badge, accommodation, package or any other service) in relation to NEM Dubrovnik Meets Zagreb 2020. Unless there is a separate agreement or contract signed by the Organizer and the other party, these Terms and conditions are automatically accepted by Participants in the moment they make the purchase. Furthermore, these Terms and conditions apply to any form of payment, either by credit card or wire transfer, as well as any channel of purchase, either online or directly from the Organizer via e-mail. Accepting Terms and conditions refers to the company and all its employees and to employees of related companies which participate on NEM Dubrovnik Meets Zagreb 2020.

2. Registration and Confirmation of Registration

The registration and any other fee shall be dependent on the date of the payment as described in these General Terms and Conditions and correspond to the rates listed on the Organizer’s website at https://neweumarket.com/dubrovnik/book-now/.

EARLY BIRD – until June 1st, 2020.

FIRST MINUTE –  from June 2nd until September 28th, 2020.

REGULAR PRICE – on and after September 29th, 2020.

Confirmation of registration will be issued in the form of the official invoice upon payment. The Organized is not obliged to make or keep any kind of reservation of the badge or accommodation and will not acknowledge the participation until the finalization of the purchase. Pickup of the badge will be done onsite with an official ID document.

Any NEM badge shall become valid on the first day and remain valid until the last day of the Event, and it will concern only the person in whose name the accreditation has been made. Any unauthorized use of accreditation is forbidden. If an accreditation card has been used in an unauthorized manner, the accreditation card shall be seized and its holder requested to leave the Event premises.

 

3. Participation

The Organizer shall ensure that the Event will take place in Zagreb, Croatia in the period between December 9th and 11th 2020.

The Organizer reserves the right to cancel the Event in case of unforeseeable circumstances or force majeure (the Force Majeure policy). In case of unforeseeable circumstances or force majeure, participants are not entitled to the refund of their payments. The Force Majeure policy has been extended and applies on formal travel restrictions between Zagreb/Croatia and a specific origin country that prevent a Participant from traveling and/or by formal local quarantine imposed by local authorities in Zagreb/Croatia.

If the Event cannot be held in Zagreb for any reason beyond the control of the Organizer or in case of Force Majeure, the Organizer reserves the right, upon notifying the participants, to change the location to a different city or country, or to organize the Event at another time.

In case the Organizer is forced to cancel the event entirely due to circumstances, restrictions and law changes which are out of Organizer’s control such as natural disasters, any sort of pandemic including COVID-19 virus spread, war, riot, strike affecting any segment of event’s logistic requirements (e.g. venue hotel) or other branches of business essential for an international event (e.g. airline companies) affecting any major number of participants (over 50%) or the Organizer, the Organizer is not obliged to make refunds and reimbursements for already purchased Badges, Packages and Sponsorships for this event.

The participants’ registration shall remain valid for the new time period and location indicated by the Organizer and cancellations will be possible only if they are in line with the official cancellation policy stated in these Terms and conditions. The Organizer will not be responsible for any damage or reimbursement claims by the Participants.

All the information you provide us while registering for the Event will be used strictly for business purposes. We guarantee that due to personal information protection policy, all the e-mail addresses provided in the NEM Dubrovnik Meets Zagreb 2020 participant list will not be used for any other purpose other than contacting people of business interest and sending newsletters and meeting requests that will be held at the NEM Dubrovnik Meets Zagreb event.

By agreeing to our Terms and condition policy, you allow us to share your email address given when registering with other NEM Dubrovnik Meets Zagreb 2020 participants for strictly business purposes. In terms of arranging meetings at the New Europe Market event which will be held in Zagreb from 9th to 11th December 2020 – all the meetings will be set up in the time duration of the conference.

Any use of the provided information other than the one mentioned in the section above, can be held accountable and in breach of the conference participation terms. The Organizer bears no responsibility for any lost or damaged goods or items which are the property of Participants.

The Organizer is entitled to use any graphic, visual, written and audio materials during the conference and on conference grounds (including outside locations of networking events or other activities formally related to NEM Dubrovnik Meets Zagreb 2020) as well as all the materials provided by participants such as logos, photos, videos etc. for which the participants will give their authorization to the Organizer to use publicly for any kind of promotional activities. Each participant consents to being photographed and filmed personally as well as any visible branding of their company during the Event at all event locations by accepting these Terms and conditions.

In case of any confidential materials (e.g. presentation, screening materials etc.) the Organizer guarantees fully confidentiality as agreed with each Participant individually.

 

4. Other opportunities

The Organizer and Participants shall make an agreement in writing on other opportunities available. The availability of other opportunities may be checked at the web site neweumarket.com/zagreb under the tab Sponsorship.

 

5. Other information of technical nature

Any complaints must be addressed to the Organizer in writing as soon as possible at nem@mediavision.hr. The Organizer will take every complaint into account, and proceed to resolve the matter in good faith if possible, according to the terms and conditions of the conference.

 

6. Wrongful business practices

All registered participants formally agree and undertake:

– not to directly or indirectly drive away other attendees from any NEM area in order to present products and services that are otherwise in the range of NEM activities

– not to organize or engage during NEM in activities at the venue hotel or in Zagreb that are directly in competition with NEM without specific and written consent from the Organizers.

Any breach of above mentioned stipulations, observed by a member of the Organizing Team, incurs fines. The fines will be concurrent with NEM pricelist and correspond with the activity undertaken at the time of the breach.

 

  1. Cancellation policy

Terms and conditions of our cancellation policy regarding all fees including all types of badges and all default or custom packages are as following:

Full money refund if cancelled by September 15th 2020

50% refund if cancelled from September 16th to October 15th 2020

No refund for cancellations from October 16th 2020

 

SPONSOR BUNDLES

Cancellation policy for each individual sponsor is determined through an official contract or agreement signed by both the Organizer and the sponsor.

 

ACCOMMODATION

Terms for accommodation cancellation are the following:

Full money refund if cancelled by September 15th 2020

Cost of one-night stay will be charged if cancelled from September 16th to October 15th 2020

No refund for cancellations from October 16th 2020

 

For NEM Dubrovnik Meets Zagreb 2020, Mediavision is not obliged to make a refund for any transferred and paid Badge Dubrovnik, Package Dubrovnik, Package Exhibitor, accommodation and sponsorship packages for NEM Dubrovnik 2020.

 

Zagreb, May 2020.

 

______________________________________________

 

 1. Opći uvjeti

Općim uvjetima određenima ovdje (u nastavku: Opći uvjeti) uređuju se odnosi između trgovačkog društva MEDIJI-SVE O d.o.o. (eng. Mediavision Ltd.), Radnička 50, 10000 Zagreb, Hrvatska (u nastavku: Organizator) i druge ugovorne strane koja označava fizičke osobe i poslovne subjekte koji su u cijelosti uplatili iznos kotizacije, izlagače, govornike, sponzore i medijske pokrovitelje (u nastavku: Sudionik) u vezi sa sudjelovanjem i izlaganjem na NEM-u Dubrovnik Meets Zagreb 2020. Ovi se Opći uvjeti primjenjuju isključivo na odnos između Organizatora i Sudionika, osim u slučaju da su Organizator i Sudionik posebno ugovorom i/ili pisanim sporazumom izmijenili i/ili ukinuli određene odredbe ovih Općih uvjeta. Ako koja od odredbi takvog ugovora i/ili svih daljnjih sporazuma nije u skladu s Općim uvjetima, važećim se smatra poseban ugovor i/ili pisani sporazum.

New Europe Market Dubrovnik Meets Zagreb 2020. ili NEM Dubrovnik Meets Zagreb 2020. konferencijski je i sajamski događaj koji se organizira u svrhu prikupljanja i razmjene informacija, znanja, iskustava i dostignuća s područja televizije, medija, produkcije, telekomunikacija, marketinga i PR-a, IPTV-ja, kabelske distribucije, mobilnih operatera, licenciranja i srodnih djelatnosti (u nastavku: Događaj).

Ovi Uvjeti odnose se na svakoga tko obavi bilo kakvu kupnju (kotizacije, smještaja, paketa ili bilo koje druge usluge) prema NEM-u Dubrovnik Meets Zagreb 2020. Osim u slučaju postojanja zasebnog sporazuma ili ugovora potpisanog od strane Organizatora i druge stranke, Sudionik automatski prihvaća ove Uvjete u trenu kupnje. Nadalje, ovi Uvjeti se odnose na bilo koju vrstu plaćanja, karticom ili transakcijskim računom, kao i na bilo koji kanal kupnje, putem internet ili izravno od Organizatora putem e-maila. Prihvaćanje Uvjeta osnosi se na tvrtku I sve njene zaposlenike i zaposlenike sestrinskih tvrtki koji sudjeluju na NEM-u Dubrovnik Meets Zagreb 2020.

2. Prijava i potvrda prijave

Cijena registracije ili bilo kakva cijena ovisna je o datumu kupnje kao što je opisano u ovim Uvjetima te odgovara cijenama navedenim na internetskoj stranici Organizatora: https://neweumarket.com/dubrovnik/book-now/.

EARLY BIRD – do 1. lipnja 2020.

FIRST MINUTE – od 2. lipnja do 28. rujna 2020.

REGULAR – od 29. rujna 2020. 

Registracija se potvrđuje izdavanjem službenog računa po primitku uplate. Organizator nije dužan napraviti ili čuvati rezervaciju za kotizaciju ili smještaj te ne potvrđuje sudjelovanje prije završetka kupnje. Primitak akreditacije obavlja se na mjestu Događaja uz predočenje identifikacijskog dokumenta.

Bilo kakva kotizacija za NEM postaje vrijedeća prvog dana Događaja te ostaje vrijediti do zadnjeg dana Događaja, a odnosi se samo na osobu čije je ime navedeno na fizičkoj akreditaciji. Zabranjeno je neovlašteno korištenje akreditacije. U slučaju neovlaštenog korištenja akreditacije, akreditacija će biti oduzeta, a njen korisnik isključen iz Događaja.

3. Sudjelovanje

Organizator osigurava održavanje događaja u Zagrebu (Hrvatska) od 09. do 11. prosinca 2020.

Organizator zadržava pravo otkazati događaj u slučaju nepredvidljivih okolnosti ili više sile (odredbe o slučaju više sile). Ako je do otkazivanja došlo zbog nepredvidljivih okolnosti ili više sile, sudionik nema pravo na povrat uplaćenog iznosa. Odredbe u slučaju više sile proširuju se na ograničenje putovanja između Zagreba/Hrvatske i određenih zemalja koje sprječava Sudionika da putuje i/ili službenu karantenu uvedenu od strane zagrebačkih/hrvatskih vlasti.

Ako se Događaj iz razloga na koji Organizator ne može utjecati ili u slučaju više sile neće moći održati u Zagrebu, Organizator, nakon što obavijesti sudionike, zadržava pravo premjestiti događaj u neki drugi grad/državu, odnosno Događaj organizirati u drugom terminu.

U slučaju da je Organizator prisiljen u potpunosti otkazati događaj zbog okolnosti, ograničenja i pravnih promjena koje su izvan Organizatorove kontrole, a koje podrazumijevaju prirodne katastrofe, bilo kakvu vrstu  pandemije uključujući širenje COVID-19 virusa, rata, pobune, štrajka koji utječe na bilo koji dio logističkih zahtjeva Događaja (npr. hotel održavanja Događaja) ili utječe na bilo koju granu poslovanja neophodnu za održavanje međunarodnog događaja (npr. aviokompanija) te utječe na veći broj sudionika (preko 50%) ili Organizatora, Organizator nije obavezan izvršiti povrat financijskih ili ostalih sredstava za već kupljene kotizacije, pakete i sponzorske pakete za ovaj Događaj.

Prijava sudjelovanja vrijedi za novi termin i lokaciju prema odluci Organizatora. Otkazivanja su moguća samo ukoliko su u skladu sa službenom Odredbom o otkazivanju naznačenom u ovim Uvjetima. Sudionik nema pravo postavljati neke druge zahtjeve i nema pravo tražiti naknadu štete od Organizatora.

Svi podaci dati prilikom prijave za Događaj rabit će se isključivo u poslovne svrhe. Jamčimo da se, zbog zaštite osobnih podataka, sve adrese e-pošte navedene na popisu sudionika NEM 2020. neće rabiti ni u koju drugu svrhu, osim kontaktiranja s osobama od poslovnog interesa te slanja newslettera i zahtjeva za sastanke koji će se održati na konferenciji NEM Dubrovnik Meets Zagreb.

Prihvaćanjem općih uvjeta dopuštate nam da podijelimo vašu adresu e-pošte, danu prilikom prijave, s drugim sudionicima NEM-a Dubrovnik Meets Zagreb 2020. isključivo u poslovne svrhe. Sastanci će se održavati na New Europe Marketu koji se održava u Zagrebu od 9. do 11. prosinca 2020. i bit će održani isključivo za vrijeme održavanja konferencije.

Svaka upotreba navedenih informacija, osim u svrhe navedene u prethodnom odjeljku, smatrat će se kršenjem uvjeta sudjelovanja na konferenciji. Organizator ne snosi odgovornost za eventualno izgubljene ili oštećene stvari ili predmete u vlasništvu Sudionika.

Organizator zadržava pravo korištenja grafičkih, vizualnih, pismenih ili audiomaterijala za vrijeme i na mjestu Događaja (uključujući vanjske lokacije networking događanja ili ostale aktivnosti službeno povezane s NEM-om Dubrovnik Meets Zagreb 2020), kao i materijala dobivenih od Sudionika poput logotipa, fotogafija, videa i ostalih materijala za koje Sudionik daje Organizatoru suglasnost javnog korištenja u svrhu promotivnih aktivnosti. Svaki Sudionik prihvaćanjem ovih Uvjeta daje suglasnost u osobno ime u ime firme (u slučaju vidljivosti reklamnih materijala) izloženosti fotografiranju i snimanju tijekom Događaja na svim njegovim lokacijama.

U slučaju bilo koje vrste povjerljivih materijala, poput prezentacija ili materijala za prikazivanje, Organizator jamči potpuno povjerenje, prema dogovoru sa svakim Sudionikom zasebno.

4. Ostale usluge

O upotrebi ostalih usluga, Sudionici s Organizatorom zaključuju pismeni ugovor. Dostupnost ostalih usluga nalazi se na internetskoj stranici neweumarket.com/zagreb pod aplikacijom Sponzorski paketi.

 

5. Ostale tehničke informacije

Sve reklamacije moraju se što prije prijaviti Organizatoru u pisanom obliku na nem@mediavision.hr Organizator će razmotriti svaku reklamaciju te u dobroj vjeri pokušati riješiti problem ako je to moguće, a sve u skladu s uvjetima i pravilima sudjelovanja na konferenciji.

 

6. Štetni poslovni postupci

Svi se prijavljeni sudionici službeno obvezuju da:

– neće izravno ili neizravno odvlačiti ostale sudionike iz bilo kojeg prostora NEM-a kako bi predstavili proizvode i usluge koji inače spadaju u područje NEM-ovih aktivnosti

– neće za vrijeme NEM-a u hotelu domaćinu događaja ili u Zagreb organizirati ili provoditi aktivnosti koje su izravna konkurencija NEM-u bez posebnog i pismenog odobrenja Organizatora.

U slučaju kršenja navedenih odredbi, a koje uoči Organizator, naplaćuje se kazna prema cjeniku NEM Zagreb, a u skladu s prirodom aktivnosti kojima se krše ove odredbe.

 

7. Odredbe otkazivanja

Uvjeti i odredbe otkazivanja koje se odnose na sve vrste kotizacija te sve unaprijed određene ili prilagođene pakete jesu sljedeći:

Povrat punog iznosa u slučaju otkazivanja do 15. rujna 2020.

Povrat 50% iznosa u slučaju otkazivanja od 16. rujna do 15. listopada 2020.

Nema povrata iznosa za otkazivanje od 16. listopada 2020.

 

SPONZORSKI PAKETI

Odredbe o otkazivanju svakog zasebnog sponzora određene su službenim ugovorom ili sporazumom potpisanom od strane Organizatora i sponzora.

 

SMJEŠTAJ

Uvjeti otkazivanja smještaja jesu sljedeći:

Povrat punog iznosa u slučaju otkazivanja do 15. rujna 2020.

Naplaćuje se iznos jednog noćenja u slučaju otkazivanja do 15. listopada 2020.

Nema povrata iznosa za otkazivanje nakon 15. listopada 2020.

 

U Zagrebu, svibanj 2020.